Zajlik a projekt, és a hajót „csak” a biztonságos kikötőbe kell terelni? Semmi könnyebb ennél – ugye? A valóság gyakran másképp néz ki: a projekttervezés utáni nyugodt érzést, amely egy pozitív jövőképpel társul, kisebb, sőt akár a projektet fenyegető problémák árnyékolják be. Legyen szó csapaton belüli konfliktusokról, késlekedő szállításokról, váratlan akadályokról vagy a projekt előrehaladásának hiányáról: egy projektvezetőnek a projekt végrehajtása során garantáltan nem lesz unalmas. Egyébként a projekt előrehaladása kapcsán: honnan tudod, hogy a projekted mennyire haladt előre, és hogy minden a tervek szerint alakul?
Ilyen válaszokat adnak a projektvezetési módszerek. Ha alkalmazod őket, nemcsak azt fogod tudni, hogy hol tart a projekted, hanem azt is, hogy hol kell megfordítanod a kormányt, hogy elkerüld a sziklákat, és elérd a célként kitűzött kikötőt.
Mi a projektvezetés?
A projektvezetés a projekt megvalósítási fázisában zajlik. A projektvezetés célja, hogy a projektet úgy irányítsuk, hogy a határidők, költségek és a minőség a lehető legközelebb maradjon a korábban elkészített projekttervhez.
Projektvezetés és projektkontrolling
A projektvezetést gyakran a projektkontrollinggal azonosítják – de vajon a két fogalom tényleg azonos? Nézzük meg közelebbről. A Wikipedia szerint a projektkontrolling a következőkre vonatkozik:
… a projektcélok elérésének biztosítása, tehát a projektfolyamat ellenőrzésére.
Mit tanulunk ebből? Mind a vezetés, mind a kontrolling biztosítja, hogy a projekt előrehaladását összehasonlítsuk a projekttervvel, észleljük az eltéréseket, és intézkedéseket hozzunk. Pragmatikus módon fogalmazva: mindkét tevékenységgel a projektedet a kívánt irányba terelheted – függetlenül attól, hogy melyik kifejezést használod.
Az alap: A projektterv
Már többször említve lett az előző szakaszokban: a projektterv. Ha ez nem létezik, nehezen tudod hatékonyan a megfelelő irányba terelni a projektedet. Végül is a tervben lett definiálva, hogy milyen határidőket kell betartani, milyen költségekkel lehet számolni, és ki milyen feladatokat lát el.
A projektterv tehát a projektvezetés alapját képezi. Az előzetes és a tényleges helyzet közötti összehasonlítás révén a következő kérdésekre adhatod meg a válaszokat:
- Időben haladunk a terv szerint? Tartani tudjuk a projektzárási határidőt?
- A projektköltségek a tervezett keretek között maradnak?
- Az erőforrásokat a terveknek megfelelően használják?
A „projektterv” kifejezés a gyakorlatban különbözően értelmezhető. Minden egyszerű Gantt-diagramtól kezdve egy sokoldalú dokumentumig, amely átfogó érintett és kockázatelemzést tartalmaz, bármit jelenthet. Ezen a ponton jegyezd meg: projektterv nélkül a projektvezetés szinte lehetetlen.
A projektvezetés feladatai
A projekt teljes gőzzel halad, és azon tűnődsz, hogy pontosan milyen feladatok várnak rád? Az alábbi lista támpontokat ad arra vonatkozóan, hogy mivel érdemes sürgősen foglalkoznod:
- Tekintsd át a projekt előrehaladását: Ebbe a feladatcsoportba tartoznak az alapvető feladatok, mint a tervek és a tényleges helyzet összehasonlítása, a projektköltségek áttekintése és a munka előrehaladásának figyelemmel kísérése.
- Indítsd és fejezd be a feladatokat: Ne feledd, te vagy a kormányos. Néha a csapatod vár a tejelentésedre, hogy új munkacsomagokat kezdjenek.
- Ellenőrizd a projekt eredményeit: A köztes állapotokat ellenőrizni és elfogadni kell – tőled mint projektmenedzsertől, az ügyféltől vagy a minőségirányításért felelős személytől, a projekt függvényében.
- Ne feledkezz meg az érintettekről és a kockázatokról: A projekt elején végzett érintett és kockázatelemzések az alapját képezik a projekt végrehajtása során történő monitorozásnak.
Eddig az egyszerű esettel foglalkoztunk: a projekt zökkenőmentesen halad. De mi van, ha jelentős eltérések vannak a projekttervtől? Legkésőbb akkor elérkezik az idő, hogy szorosabban fogd a kormányt, és irányváltoztatásokat hajts végre. Nem minden következő pont vonatkozik minden projekthelyzetre, de iránytűként szolgálnak a tipikus cselekvési alternatívákhoz:
- Dolgozz ki alternatív megoldásokat: Az eredeti ötlet így nem valósítható meg, és/vagy külső hatások változtak? Akkor itt az idő, hogy más lehetőségek után nézz, hogy az ügyfelet és az érintetteket elégedetté tedd.
- Igazítsd a projekttervet: Ha ezek az új megoldási lehetőségek jelentősen eltérnek az eredeti projekttervtől, akkor igazítsd a projekttervet is – végül is a módosítás után is szükséged van egy iránymutatásra az összes érintett számára.
- Igazítsd a feladatokat: Meg kell változtatni a feladatokat vagy a felelősségeket a csapatban? A megfelelő munkatársak felelősek a konkrét feladatokért? Itt is szükség lehet változtatásokra.
- Gondoskodj a megfelelő költségvetésről és erőforrásokról: Kiderül a projekt során, hogy minden sokkal olcsóbb és könnyebb? Ez ritkán fordul elő. Gyakran újratárgyalásra lesz szükséged a többi résztvevővel, hogy optimálisan tudj dolgozni.
Máris izzadság csorog a homlokodon ezen sok feladat miatt? Akkor itt az idő, hogy még egy lapáttal rátegyünk: emellett jól fogod magad érezni, ha a csapatod vezetésével, a konfliktusok és a hangulat figyelembevételével foglalkozol, és a kommunikációt az ügyféllel és más résztvevőkkel sem hanyagolod el.
Módszerek a projektvezetéshez
A projektmenedzsmentbe kezdők közül sokakat frusztrál, hogy nincsenek tipikus módszerek a projekt előrehaladásának egy adott irányba történő terelésére. A napi teendők, a munkacsomagok indítása és a csapattal való kommunikáció: mindezek olyan átfogó feladatok, amelyeket senki sem tud egy egyszerű módszerben leírni.
A következő módszerek tehát kevésbé a konkrét irányításról, hanem inkább a projekt állapotának és előrehaladásának megállapításáról szólnak – így később a megfelelő intézkedéseket hozhatod a projektedhez.
Státuszjelentés
A projektmenedzsment klasszikusa: minél nagyobb a projekt és minél formálisabb a vállalat, annál fontosabbak a rendszeres státuszfrissítések – akár állandó időközönként, akár meghatározott időpontokban, mint például a mérföldkőhatáridők környékén.
A státuszjelentés jellemzően a következő témákról tartalmaz információkat:
- Alapvető projektinformációk, mint cím, projektvezető, projekt tartalma vagy azonosított kockázatok
- Aktuális tevékenységek és megkezdett munkacsomagok
- Gyakran közlekedési lámpák formájában vizualizált státusz, akár az egész projektre, akár egyes tényezőkre, mint költségek, határidők és minőség
- Létező akadályok (Mi gátol minket?) és nyitott döntések
Különösen az utolsó pont fontos lehetőség számodra, mint projektmenedzser: ha a státuszjelentésedet a döntéshozó bizottság, az ügyfél vagy a felettesed előtt bemutatod, akkor világosan rámutathatsz az akadályokra és követelheted a szükséges döntéseket.
Mérföldkőtrend-analízis
A mérföldkőtrend-analízis egy módszer a projektek határidőinek előrejelzésére és irányítására. Ez a státuszjelentésben is jól használható, vagy kiegészítőként.
A alapötlet: rendszeres jelentési időpontokban megvizsgálják, hogy a mérföldkövek várhatóan mikor lesznek elérhetők – vagy hogy már elérhetők-e.
A kialakuló összekötő vonalak alapján trendek vonhatók le:
- A vízszintes vonalak azt jelentik, hogy a határidőket a tervek szerint tartják.
- A növekvő vonalak késedelmet jeleznek a mérföldkő határidejében.
- A csökkenő vonalak korábbi befejezést jelentenek.
Megvalósított érték elemzés
A megvalósított érték elemzéssel a projektek előrehaladását is értékelheted. Három tényezőt vesz figyelembe:
- A tervezett összköltségek a projekttervből származnak.
- Az aktuális költségeket egy adott időpontban a költségkontrollingból kapod.
- A befejezettségi fok százalékosan megmutatja, hogy mennyire készült el egy munkafeladat (vagy a teljes projekt).
Ez adja meg a befejezési értéket (Earned Value). Miért hasznos ez az elemzés? Nézd meg a következő példát:
Példa:
A projekt futamidejének fele eltelt, ugyanakkor a tervezett összköltségek fele is felmerült. Ebből az értékekből még nem lehet arra következtetni, hogy a projekt a tervek szerint halad, mivel nem tudható, hogy mennyi teljesítmény készült már el a projektben. A számításba ezért a munkafolyamat előrehaladása is be kell, hogy kerüljön.
Összegzés
A vezetési fázis minden projektmenedzser számára egy kihívásokkal teli projektfázis. A módszerek széles választéka helyett itt különösen fontos a gyakran idézett egészséges ész. A cikkben említett módszerek segítenek a projekt állapotának meghatározásában, a valódi munka azonban a kiértékelésből, a megfelelő intézkedések levonásából, valamint a feladatok irányításából és a kommunikációból áll minden érintett féllel.
